第36章：校内交流辅导宣贯工作很重要
每年，学校的科技管理部门都会精心筹备并分别召开全校年度科技工作大会。这是一场汇聚全校科技精英的盛会，旨在总结过去一年的科技工作成果，展望未来的发展方向。
与此同时，科发院也会根据时间节点，有条不紊地分别召开各类基金与纵向项目、报奖、基地平台等的申报动员大会。这些会议如同一个个指南针，为科研人员指引着前进的方向，激发他们的创新热情和积极性。
而我们科技合作与成果转化中心同样肩负着重要使命。我们会根据时间节点，适时召开相应的工作会议，包括专利申报及维护、横向科研课题经费使用说明、异地研究院工作推进等。这些会议不仅是信息交流的平台，更是促进科技合作与成果转化的关键环节。
通过这些会议，我们能够加强与科研人员的交流沟通，了解他们的需求和困惑，及时提供支持和帮助。这样一来，全校的科技工作就能形成一个有机整体，协同发展，不断向前迈进。
作为学校科技管理工作的一员老将，我在过去的工作中积累了丰富的经验。我曾经为大家讲解过纵向项目申报的相关问题，如今，我也开始涉足横向科技领域，为大家讲解其中的一些关键问题。
为了这次关于横向课题经费使用问题的讲解，我精心准备了大量的资料。这些资料涵盖了经费使用的各个方面，包括预算编制、报销流程、注意事项等等。我希望通过这些资料，能够让科研人员对横向课题经费的使用有更清晰的认识，避免在实际操作中出现不必要的麻烦。
九月的江城刚褪去暑热，梧桐叶在风里打着旋儿飘落在行政楼前的石板路上。我抱着一摞装订整齐的资料往三楼会议室走，皮鞋踩在台阶上发出沉稳的声响，裤兜里的U盘硌了下大腿，那是我熬了2个通宵改出来的横向课题经费使用说明PPT，今天要给全校理工科的老师们做宣贯。
走廊里撞见化学学院的张梅教授，她正对着手机屏幕唉声叹气，看见我就像抓住了救命稻草：“鹿老师，可算着你了！我上次那个新能源材料的横向课题，三万块的实验耗材发票被财务打回来了，说没备注课题编号，可商家说备注不了啊！”
我停下脚步，从资料里抽出一张打印好的“发票开具规范指引”递给她：“张老师别急，你看第三条，商家要是开不了备注栏，让他们附一张加盖公章的明细单，注明对应课题名称和编号就行。一会儿宣贯会我专门讲这个，你坐前排听，有问题咱们当场掰扯清楚。”
张梅攥着指引纸如获至宝，连声道谢的功夫，会议室里已经陆续坐了人。我扫了一下签到表，机械工程学院的王海涛教授没来，这位可是学校的“横向大户”，每年手里的企业合作课题经费能占全院三分之一，就是出了名的“报销困难户”，去年光一个课题的报销就来回折腾了六趟。
“鹿主任，实在不好意思啊，王教授临时被企业那边拉去现场调试设备了，所以没办法来参加您的讲座。他特意交代我，一定要把资料带回去给他，还说您这次讲的内容非常重要，就算错过答辩也绝对不能错过！”机械学院的科研秘书小林一脸歉意地举着签到本走过来。
我微笑着接过小林递过来的签到本，然后从包里拿出一份备用的资料递给她，说道：“没关系，我能理解。工作上的事情难免会有突发状况，王教授也是身不由己嘛。你把这份资料带给他吧，里面有我今天讲座的主要内容和一些相关的数据，他应该能看得懂。”
小林连连点头表示感谢，然后转身匆匆离开了会议室。我看着她离去的背影，心里不禁感叹，现在的科研工作者真是不容易啊，既要面对各种学术压力，又要处理各种琐碎的事务。
我转身走向讲台，站定后，先调试了一下麦克风，确保声音清晰可闻。然后，我抬头环顾了一下底下的听众，发现会议室里已经坐得满满当当的了。
这些听众中有刚刚评上副教授的青年学者，他们手里紧紧攥着笔，似乎准备随时记录下我讲的每一句话；还有一些头发花白的老教授，他们面前摆放着老花镜和保温杯，看上去十分专注。
看到这一幕，我突然想起了自己刚进科技处的时候。那时候，全校的横向课题经费加起来还不如现在一个学院多呢，但即便如此，老师们在报销方面也遇到了不少困难，常常为了一点经费而头疼不已。
“今天呢，咱们就不绕弯子了，直接进入主题，先来做一个小小的调查。”我面带微笑地说道，然后轻轻点击鼠标，PPT的第一页随即展现在大家面前。只见屏幕上用醒目的大字写着：“钱到账时挺开心，报销时愁得头大？”
我环顾了一下会议室里的众人，接着说道：“觉得自己报销过程顺顺利利的老师，请举手。”话音刚落，会议室里响起一阵轻微的骚动，但举手的人却寥寥无几，而且多半还是那些刚刚入职不久、对横向课题接触较少的年轻老师们。
这时，张梅教授突然笑出声来，她的笑声在安静的会议室里显得格外突兀。“鹿老师，你这问题问得可真有意思，就好像在问我们会不会喘气一样。”张梅教授调侃道，“谁没被财务退过发票啊！”她的话引起了一阵哄堂大笑，原本有些沉闷的气氛一下子变得轻松起来。
“就是因为大家都有同感，所以今天这会必须开，而且得开透。”我环视了一下会议室，与会的老师们都表情严肃，显然对这个问题也都有所感触。我深吸一口气，让自己的语气更沉稳一些，接着说道：“去年咱们学校横向课题经费突破了两个亿，这可是个了不起的成绩啊！比前年增长了整整三成呢！这说明咱们的科研成果得到了企业的高度认可，这是非常值得骄傲的事情。”
说到这里，我稍稍停顿了一下，观察了一下老师们的反应，然后继续说道：“但是，与此同时，财务处统计的数据却让我们不得不正视一个问题。横向课题报销的退回率竟然高达 38%，这比纵向课题的退回率高出了一倍还多啊！这意味着什么呢？这意味着很多老师在报销过程中遇到了困难，甚至有的老师一个课题报销要跑财务处五六趟！这不仅耽误了科研进度，更影响了大家的心情。”
我的话音刚落，台下就像炸开了锅一样，老师们开始纷纷议论起来。电子信息学院的刘峰教授更是按捺不住，他的嗓门本来就大，此时更是提高了八度：“鹿老师，您说得太对了！不是我们不认真，实在是这规则太多了！就拿我上次报差旅费来说吧，高铁票、住宿费我都准备得妥妥当当的，结果呢？财务处说我打车票没附行程单，可我哪知道还要打行程单啊！这不是故意为难人嘛！”
“刘老师这个问题问得非常好啊，简直是一针见血！这恰好与我们今天要讲解的第一个关键步骤不谋而合。”我微笑着说道，同时熟练地打开了PPT的第二页，展示在大屏幕上。
“当我们拿到课题合同后，首先要做的就是‘圈重点’，将预算类目‘掰扯清楚’。这一步骤看似简单，实则至关重要。许多老师在拿到合同后，往往只关注总金额，就像刘老师您的这个课题，总经费高达八十万，您可能仅仅记住了这个数字，却没有仔细查看差旅费的预算明细和备注要求。”我一边解释，一边用鼠标点击PPT，调出一份模拟合同的截图，并拿起激光笔，将预算表部分清晰地圈了出来。
“大家请看这里，‘差旅费’这一项下面，除了明确的金额外，还有一行小字写着‘包含交通、住宿、补贴，需提供行程凭证’。这就是企业的特殊限制条件之一。不同的企业可能会有不同的要求，比如有的企业会规定设备费不能超过总经费的30%，有的则会要求专家咨询费必须通过银行转账支付等等。这些细节都需要我们在拿到合同的第一时间就标注出来，以免后续出现不必要的麻烦。”我详细地讲解着，确保每一个人都能理解其中的重要性。
我从资料堆里小心翼翼地拿出几份真实的合同复印件，仿佛它们是珍贵的文物一般。我将这些复印件分发给前排的老师们，让他们传阅着，同时说道：“今天我要给大家看一个反面例子，希望大家能够引以为戒。”
我指着其中一份合同复印件，继续说道：“去年材料学院有一个课题，企业在合同中明确要求‘实验耗材费不得超过总经费的 20%’。然而，这位负责该课题的老师却在购买耗材时花费了整整三十万，远远超出了预算。当他去报销时，财务部门自然无法通过，因为这明显违反了合同规定。”
老师们纷纷传阅着这份合同复印件，脸上露出惊讶的表情。我接着说：“这位老师不得不与企业进行反复的沟通和协商，最终企业才勉强同意调整预算。但这样一来，整个项目的进度被严重耽误了，足足两个月的时间就这样白白浪费掉了。”
这时，青年教师陈莉举起了手，她有些担忧地问道：“那要是合同里没有写清楚具体的要求怎么办呢？比如说我刚接了一个中小企业的合作课题，合同是对方给的模板，里面的条款写得非常笼统。”。
“问！立刻问！”我加重了语气，声音在会议室里回荡，仿佛要穿透每个人的耳膜，“千万别等报销时再问，一定要在签合同前就跟企业对接人确认清楚。这一点非常重要，关乎到我们每一个人的切身利益。”
我环视着会议室里的每一个人，他们都专注地看着我，有些人还在本子上快速地记录着。我满意地点点头，继续说道：“最好让对方出个书面说明，盖公章或者让对接人签字，这样我们就有了确凿的证据。如果出现任何问题，我们都有依据可查。而且，大家要把这些凭证妥善保存好，以备不时之需。”
我稍微停顿了一下，喝了口茶，润了润嗓子。然后，我再次将目光扫过全场，确保每个人都在认真听讲。“我建议大家把预算表复印一份，贴在办公桌旁，或者存成手机壁纸。这样，当我们花钱的时候，就可以随时对照着看，避免错填类目。这虽然是个小细节，但却能避免很多不必要的麻烦。”
讲完第一步，我稍作休息，让大家消化一下我所说的内容。会议室里一片安静，只有偶尔的翻页声和笔尖与纸张的摩擦声。我看到有些人若有所思地点点头，似乎对我的建议表示认同。
过了一会儿，我觉得时间差不多了，便清了清嗓子，准备进入下一步的讲解。“接下来这步更关键，花钱前‘先问后花’，别等报销时‘踩红线’。”我郑重地说道，“我先给大家讲个真事，去年咱们学校有位老师请专家做咨询，给了两万块现金。大家都知道，现金交易是很难留下合规凭证的。结果报销时，财务因为没有合规凭证，无法给他报销这笔费用。最后，这位老师只能自己垫了钱，而且在跟专家沟通的时候，还闹了点不愉快。”
我讲完这个故事后，会议室里响起一阵轻微的议论声。大家显然对这个案例印象深刻，也意识到了“先问后花”的重要性。
台下顿时传来一阵唏嘘声，人们交头接耳，议论纷纷。张梅教授见状，眉头紧紧皱起，她一脸严肃地说道：“我之前也碰到过类似的情况。上次我们实验室需要购买一些实验用的特种气体，为了节省成本，我就找了一家小供应商。当时我觉得价格挺划算的，而且对方说可以不开具发票，我想这样能省点钱，就没太在意。结果后来我需要去补开发票时，对方却告诉我要额外加收十个点的税，这么一算下来，反而比其他有发票的供应商更贵了。”
我点点头，深有同感地说：“这就是一个典型的例子，说明在花钱之前一定要搞清楚相关的规则。”接着，我打开电脑，点开了财务系统的截图，展示给大家看，“大家请看，在学校的财务系统里，有一个专门的‘经费报销指引’专栏。这个专栏非常实用，它把每种支出所需要的凭证类型都列得清清楚楚。比如说，如果某项支出超过了 500 元，最好先在这个专栏里查一下，或者直接拨打财务处的咨询电话。这个电话我已经印在了资料的首页上，24 小时都有人接听，非常方便。”
我特意停顿了一下，确保每位老师都在听：“像专家咨询费，这里明确写了‘可转入个人账户，但需提供专家身份证复印件、签收单、咨询服务协议’。买东西的时候，尽量选能开增值税专用发票的商家，并且一定要让对方在发票上备注‘XX课题专用’。咱们横向课题的经费，很多企业是要做成本核算的，备注清楚了，不仅咱们报销方便，企业那边也能少点麻烦。”
正说着，会议室的门被推开，王海涛教授满头大汗地走进来，手里还提着工具箱：“鹿鸣老师，我赶回来了！刚在企业调试完设备，听说讲到关键部分了？”
我笑着朝他招手：“正好，王教授来了，你给大家讲讲你去年那个课题报销的经历？”
王海涛不好意思地挠挠头：“别提了，去年我那个智能装备的课题，发票攒了三个月才整理，结果发现有五张发票的单位名称写错了，还有两张丢了消费明细，来回跑了六趟才报完。后来财务处的老师跟我说，让我每次拿到发票就整理，我试了试，今年的课题报销一次就过了。”
“这就引出了咱们的第三步：发票‘即时整理’，别等攒一堆再‘翻烂账’。”我接过王海涛的话头，“财务处的老师做过统计，报销被退回的原因里，‘发票信息错误’和‘缺少消费明细’占了60%。其实只要当天拿到发票就做两件事，就能避免这个问题。”
我举起一个文件夹，里面分门别类地放着发票和凭证：“第一，检查发票信息。单位名称要写全称‘江城工业大学’，统一社会信用代码是91420100XXXXXXXXX，这个代码我已经印在资料里了，大家可以存到手机里。金额、类目要和课题相关，比如你做机械设计的课题，报销餐饮费就说不过去。”
“第二，把发票和消费凭证钉在一起。”我拿出一张打车票和对应的行程单，“比如打车票，附上手机里的行程记录截图，打印出来钉在一起；买材料的发票，附上购物清单；差旅发票，附上机票、高铁票和酒店订单。我建议大家准备这样的分类文件夹，按‘设备费、差旅费、专家咨询费’等类目分开放，这样报销的时候一目了然。”
王海涛连连点头：“我现在就是这么做的，每次出差回来，当天就把所有凭证整理好放进文件夹，下次报销的时候直接拿出来填单，快多了。”
讲完发票整理后，我轻轻点击鼠标，PPT页面随之切换到下一页。这一页展示的是一张填错的报销单截图，我特意用红笔将其中的错误之处圈了出来，以便大家能更直观地看到问题所在。
“接下来，我们进入第四步——报销单‘填对细节’。大家可别小瞧这些小细节哦，有时候一个小小的错误就能让整个报销流程变得异常麻烦。”我指着屏幕上的报销单说道，“就像这张报销单，大家看这里，课题编号居然漏填了，这可是非常重要的信息啊！还有，专家咨询费被误填成了劳务费，这两者可是完全不同的类目呢。再看看这里，附件张数也填错了，这样的报销单怎么可能通过审核呢？”
为了让大家更好地记住这些容易出错的地方，我还特意编了一个口诀：“‘编号别漏、类目别混、金额别错、附件别少’。大家在填写报销单的时候，一定要按照这个口诀来检查，确保每一项都填写正确。填完之后，自己先核对一遍，比如金额要和发票总金额一致，类目要和预算表对应，附件张数要数清楚。”
最后，我还提醒大家：“财务处门口有‘报销单填写模板’，大家可以去拿一份，照着填就不会错啦。”
陈莉举手提问：“鹿主任，要是不确定类目怎么填怎么办？比如我们买的实验用软件，算设备费还是办公费啊？”
“问咱们科技合作与成果转化中心的专员！”我点开一张联系表，“每个学院我们都配了专属的经费咨询专员，他们的电话和微信都在这上面。不确定的事情别瞎猜，直接问专员，比自己琢磨强。上次陈老师你那个软件的问题，其实算‘专用设备费’，我已经让专员跟你联系过了吧？”
陈莉惊讶地说：“对！昨天专员给我打了电话，还发了分类标准，太贴心了。”
“这都是我们应该做的。”我微微一笑，语气温和地说道，“咱们科技管理部门，可不是来给大家设置各种障碍和门槛的，我们的存在，就是为了给大家提供更好的服务。所以，你们只需要专注于科研工作，那些繁琐的杂事，就放心地交给我们来处理吧。”
说完，我轻点鼠标，将最后一页PPT展示在大屏幕上。这一页的内容是财务系统的进度查询界面，界面清晰明了，各项信息一目了然。
“接下来，我要给大家详细讲解一下报销流程的第五步——提交报销后‘盯进度’，以及遇到问题时如何及时‘补材料’。”我指着屏幕上的界面，继续说道，“有不少老师在提交报销后就不再关注了，结果等了很久都没有收到款项，这时候才想起来去查询进度，却发现是因为缺少某些材料而被退回了。这样一来，不仅耽误了时间，还可能影响到后续的工作。”
为了让大家更直观地理解，我给大家举了一个例子：“就拿上个月自动化学院的赵老师来说吧，他在提交报销后，非常细心地查看了进度，结果发现缺少一份专家签收单。于是，他当天就立刻联系了相关专家进行补签，第二天就顺利通过了审核。大家可以想象一下，如果他没有及时查看进度，而是等到系统自动退回，那至少要多等三天才能重新提交，这无疑会给工作带来很大的不便。”
讲完这五步，我关掉PPT，拿起话筒：“其实横向课题报销不难，关键是‘提前做准备、细节别大意’。从拿到合同核对预算，到花钱前确认规则，再到填单核对、盯进度，每一步都做到位，就能避免‘到账容易报销难’的问题。”
会议室里响起热烈的掌声，王海涛教授站起来说：“鹿老师，您今天讲的这些太实用了！我建议学校多开这样的宣贯会，最好每个学期都来一次，尤其是给刚入职的年轻老师好好讲讲。”
“王教授说到点子上了。”我点点头，“接下来我们科技合作与成果转化中心会建立常态化宣贯机制，每个月最后一周的周四下午，在这个会议室开咨询会，大家有任何经费使用的问题，都可以来现场问。另外，我们还会制作系列短视频，把今天讲的内容分成小片段，发在学校的科研管理公众号上，方便大家随时回看。”
散会的时候，老师们排着队领资料，张梅教授拿着资料跟我说：“鹿主任，我那个耗材发票的问题，听您讲完我就知道该怎么弄了，这会开得太值了！”
我看着老师们脸上的笑容，心里涌起一阵暖意。我正收拾好资料，刚要走，小林跑过来说：“鹿主任，化学学院的马院长刚才打电话，说想邀请您下周三去他们学院做专场宣贯，他们学院今年横向课题增长很快，老师们都盼着您去呢。”
“没问题，让马院长把时间地点发我，我明天就把专场的资料准备好。”我笑着说，脚步轻快地走出会议室。窗外的梧桐叶还在飘落，可我的心里却一片明亮，科技管理工作就像这秋天的耕耘，只有把服务做到位，把规则讲清楚，才能让科研的种子结出更丰硕的果实。
回到办公室，我打开电脑，开始整理今天宣贯会的反馈意见。我看到陈莉发来的微信：“鹿主任，我刚才按照您说的方法，联系了企业对接人，把预算里不明确的地方都确认了，还让对方出了书面说明，太感谢您了！”后面还跟了个点赞的表情。
我回复了一句“有问题随时找我”，然后点开了下一场宣贯会的PPT模板。屏幕上的光标闪烁着，就像科研路上不断前行的脚步，而我知道，自己的使命，就是为这些脚步清除障碍，让每一位科研工作者都能心无旁骛地探索未知的领域。
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